Erklärung zur zweckgebundenen Nutzung von Kundendaten
Erklärung zur zweckgebundenen Nutzung von Kundendaten
1. Zweck dieser Erklärung
Diese Erklärung beschreibt, wie onvirex Kundendaten im Zusammenhang mit Bestellungen und der Durchführung des Möbelverkaufs verwendet. Der Online-Shop wird über Shopify betrieben und richtet sich insbesondere an Kundinnen und Kunden in Deutschland.
Personenbezogene Daten werden nicht beliebig oder für sachfremde Zwecke verwendet. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich nur insoweit, wie sie für die Durchführung einer Bestellung, die Lieferung, die Zahlungsabwicklung, die Bearbeitung von Rückgaben und Erstattungen, den Kundenservice, die Sicherheit des Shopbetriebs oder die Erfüllung verbindlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erforderlich ist.
Diese Erklärung beschreibt damit einen zweckgebundenen Umgang mit Kundendaten. Sie bedeutet nicht, dass technisch oder rechtlich notwendige Verarbeitungsschritte entfallen, wenn sie unmittelbar mit einer Bestellung oder deren ordnungsgemäßer Abwicklung verbunden sind.
2. Welche Kundendaten benötigt werden können
Für eine Bestellung können insbesondere Name, Liefer- und Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bestelldaten, Informationen zu den ausgewählten Möbeln, Zahlungsstatus sowie Versand- und Zustellinformationen verarbeitet werden.
Je nach Anliegen können zusätzlich Informationen erforderlich sein, die Kundinnen und Kunden selbst an den Kundenservice übermitteln. Dazu können beispielsweise Fotos einer beschädigten Verpackung, eines Möbelstücks oder eines Versandetiketts gehören.
Es werden nur solche Angaben angefordert, die für den jeweiligen Vorgang sachlich erforderlich sind. Vertrauliche Zugangsdaten, Passwörter oder vollständige Zahlungskartendaten sollen nicht per E-Mail an onvirex übermittelt werden.
3. Verwendung zur Durchführung einer Bestellung
Der wichtigste Verwendungszweck von Kundendaten ist die ordnungsgemäße Durchführung einer Bestellung.
Dazu gehört insbesondere, eine Bestellung einer bestimmten Person zuzuordnen, die angegebenen Artikel zu bearbeiten, die Lieferanschrift zu prüfen, die Zahlung technisch zuzuordnen, den Versand vorzubereiten und den Bestellstatus nachvollziehbar zu halten.
Ohne die hierfür erforderlichen Angaben kann eine Bestellung unter Umständen nicht ordnungsgemäß bearbeitet oder zugestellt werden.
4. Verwendung für Versand und Zustellung
Für die Zustellung einer Bestellung müssen die hierfür erforderlichen Daten an den jeweiligen Transportdienstleister übermittelt werden.
Je nach Bestellung können USPS, DHL Express, UPS oder FedEx eingesetzt werden. Übermittelt werden nur die Informationen, die für Transport, Zustellung, Sendungsverfolgung oder die Klärung eines Lieferproblems erforderlich sind.
Dazu können insbesondere Name, Lieferanschrift, Kontaktdaten und versandbezogene Bestellinformationen gehören.
Die reguläre Bearbeitungszeit vor Versand beträgt 1 bis 3 Arbeitstage. Die übliche Zustellzeit beträgt anschließend 5 bis 9 Arbeitstage.
5. Verwendung für Zahlung und Erstattung
Zahlungsbezogene Daten werden nur in dem Umfang verarbeitet, der für die Zuordnung, Durchführung und Dokumentation einer Zahlung beziehungsweise Rückzahlung erforderlich ist.
Die eigentliche Zahlungsabwicklung kann über die im Shopify-Checkout eingebundenen Zahlungsdienste erfolgen. onvirex benötigt nicht in jedem Fall vollständige Zahlungsinformationen und fordert Kundinnen und Kunden nicht dazu auf, vollständige Kartendaten per E-Mail zu senden.
Wenn eine Erstattung ordnungsgemäß freigegeben wurde, beträgt die übliche technische Bearbeitungs- und Banklaufzeit bis zur sichtbaren Gutschrift etwa 3 bis 5 Arbeitstage.
6. Verwendung für Rückgabe und Reklamationsbearbeitung
Für reguläre Waren besteht eine Rückgabemöglichkeit von insgesamt 30 Kalendertagen nach Erhalt, soweit kein gesetzlicher Ausschluss greift.
Zur Bearbeitung einer Rückgabe können Bestellnummer, Name, Kontaktdaten, Artikelangaben und Informationen zum Zustand der Ware benötigt werden.
Bei einem beschädigten, unvollständigen oder möglicherweise fehlerhaften Möbelstück können zusätzlich Fotos und kurze Sachverhaltsangaben erforderlich sein. Diese Informationen werden verwendet, um den konkreten Vorgang zu prüfen und gegebenenfalls die Rücksendung, Ersatzabwicklung oder Erstattung zu organisieren.
Die übermittelten Daten werden nicht für Zwecke verwendet, die mit der Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs keinen sachlichen Zusammenhang haben.
7. Verwendung im Kundenservice
Kundendaten können verwendet werden, um Fragen zu Bestellungen, Lieferungen, Produkten, Rücksendungen, Erstattungen oder technischen Problemen im Bestellablauf zu beantworten.
Bei einer Anfrage kann eine Überprüfung der Bestellnummer, der verwendeten E-Mail-Adresse oder anderer Bestelldaten erforderlich sein. Dies dient dazu, die betreffende Bestellung korrekt zuzuordnen und Informationen nicht an unberechtigte Personen weiterzugeben.
Der Kundenservice verwendet die übermittelten Angaben nur in dem Umfang, der für die Bearbeitung und Dokumentation des konkreten Anliegens erforderlich ist.
8. Shopify als technische Shopplattform
Der Online-Shop wird über Shopify bereitgestellt. Dadurch werden bestimmte Daten technisch über die von Shopify bereitgestellte Infrastruktur verarbeitet, soweit dies für die Darstellung des Shops, den Warenkorb, den Checkout, die Bestellverwaltung oder die Sicherheit der Shopfunktionen erforderlich ist.
Die Nutzung der Plattform ändert nichts an dem Grundsatz, dass Kundendaten nicht ohne sachlichen Grund für unabhängige Zwecke von onvirex verwendet werden.
Welche technischen Verarbeitungsschritte erforderlich sind, kann von den konkret genutzten Shopify-Funktionen und der jeweiligen Bestellsituation abhängen.
9. Weitergabe nur bei sachlichem Erfordernis
Kundendaten werden nicht ohne einen nachvollziehbaren Grund an Dritte weitergegeben.
Eine Übermittlung kann erforderlich sein, wenn ein Dienstleister unmittelbar an der Durchführung einer Bestellung beteiligt ist. Dazu gehören insbesondere Zahlungsdienste, Transportdienstleister und technische Anbieter, die für den Betrieb des Shops benötigt werden.
Auch eine Weitergabe an zuständige Stellen kann erforderlich sein, wenn hierfür eine verbindliche rechtliche Verpflichtung besteht.
In jedem Fall soll die Weitergabe auf die Daten beschränkt bleiben, die für den jeweiligen Zweck benötigt werden.
10. Keine zweckfremde Nutzung
Kundendaten werden nicht dazu verwendet, sachfremde Profile über das Kaufverhalten einer Person zu erstellen oder persönliche Informationen ohne Bezug zur Bestellung auszuwerten.
Daten, die für eine Bestellung, Lieferung, Rückgabe oder Serviceanfrage erhoben wurden, werden nicht ohne eine entsprechende Grundlage für davon unabhängige Zwecke umgewidmet.
Dieser Grundsatz gilt auch dann, wenn technische Dienstleister in die Abwicklung einbezogen werden.
11. Aufbewahrung und Löschung
Kundendaten werden nicht unbegrenzt gespeichert.
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck und den verbindlichen Anforderungen an Geschäfts- und Buchungsunterlagen. Bestimmte Bestell- und Zahlungsunterlagen müssen deshalb auch nach Abschluss einer Bestellung für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden.
Daten, die für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden und für die keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist, werden im Rahmen der technischen und organisatorischen Abläufe gelöscht oder nicht weiter aktiv genutzt.
12. Datensicherheit
onvirex trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Kundendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder unzulässiger Veränderung zu schützen.
Bei internetbasierten Diensten kann ein vollständiger Ausschluss aller technischen Risiken jedoch nicht zugesichert werden.
Kundinnen und Kunden können selbst zur Sicherheit beitragen, indem sie aktuelle Geräte und Browser verwenden und keine vertraulichen Zugangsdaten per ungesicherter Nachricht übermitteln.
13. Berichtigung und Auskunft
Wenn Kundinnen und Kunden feststellen, dass ihre Bestell- oder Kontaktdaten falsch oder unvollständig sind, können sie eine Berichtigung anfragen.
Ebenso können sie sich mit Fragen dazu melden, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit ihrer Bestellung verarbeitet werden oder wie diese verwendet werden.
Soweit eine Anfrage die Rechte einer bestimmten Person betrifft, kann vor der Auskunft eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein.
14. Versandkosten und Preisangaben
Für Bestellungen ab einem Warenwert von 184,99 EUR beträgt die Versandgebühr 0,00 EUR.
Bei einem Warenwert unter 184,99 EUR beträgt die Versandgebühr 14,99 EUR.
Alle angegebenen Verkaufspreise enthalten die anwendbaren Steuern. Neben der im Bestellprozess ausgewiesenen Versandgebühr werden keine zusätzlichen obligatorischen Kosten berechnet.
Diese Angaben werden im Zusammenhang mit Kundendaten nur verarbeitet, soweit dies für Bestellung, Zahlung, Buchung, Versand oder Erstattung erforderlich ist.
15. Kontakt
Bei Fragen zur Verwendung von Kundendaten, zu einer Bestellung oder zu einem konkreten Verarbeitungsvorgang erreichen Sie onvirex über folgende Kontaktdaten:
E-Mail:
Telefon:
+1 423 216 6109
Postanschrift:
2140 Acklen Avenue
Wohnung 9
Nashville, Tennessee 37212
Vereinigte Staaten
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